月別アーカイブ: 11月 2015

時には、上司に対してリーダーシップ発揮する場面も

リーダーシップとは、「目標を設定し、他人に影響力を発揮して、目標の達成を目指して望ましい行動を起こさせること」です。組織では、上司が部下を鼓舞して指揮命令を発揮して、組織の目標達成にまい進するという風な印象を持っておられる方が多いと思いますが、パーソナルPMの視点では、異なります。ステークホルダーとして考えられるのは、仕事では上司、場合によっては、同僚、後輩、家庭では、家族、特に配偶者です。よって、上記ステークホルダーに対して、影響力を発揮し、目標を達成する必要があるからです。

自身の例ですが、会社で品質文書を改訂し、上司に説明・承認いただくといった時にも影響力を発揮しなければならないと感じことがありました。事業責任者に説明し、検印いただくときに、普段会話をしている直属の上司と同じように、変更点を中心とした説明をしたために、事業責任者から理解が得られず、承認いただけなかった経験があります。この場合、自身の視点ではなく、事業責任者の立場にたち、品質文書の内容はともかく、事業責任者の考えを常に掴む努力をし、細かい説明よりも、経営的な側面で全体の流れや変更内容をわかりやすく説明すればよかったと反省しました。

影響力を発揮するとは、要因としてどういうものがあるのでしょうか? チャルディーニ「影響力の武器」にもありますが、そのひとつに「権威」があります。ただ、パーソナルPMでは、期待できません。 専門性でリーダーシップを発揮するという考えもありますが、限られた領域だけしか通用しません。そこでもっとも大切なのが、あの人のいうことなら何でも信用できるという信頼感です。
また、前記「影響力の武器」にて、「一貫性」も、大切な要因のひとつに分類されています。一貫している信念は、困難な場面において特に必要とされます。信念と実際の行動が異なる人は、疑念の目で見られることがあります。一貫している人の方が尊敬されます。

一貫している考え方の源泉は、明確なミッションとビジョンを持つことです。
ミッションは存在理由で、人生の目的や会社生活の目的といったことがあげられます。人生の目的を明確にすることが、強い動機に繋がります。

幕末、吉田松陰が「松下村塾」の塾生に向かって。「よく、君の志は何ですか?」といった問いかけをしたとのことですが、ミッションは「志」に相当します。その「志」が、明治維新に向かった原動力になったことに違いはありません。

ミッションの次に大切なのが、ミッションを達成するためのビジョンです。通常は、いつまでといった期限を意識した目標になります。ミッションから見れば、マイルストーンです。
このようなぶれないミッションを持ち、当面の目標としてビジョンを意識することが、一貫性を持つことに役立ちます。

© 2015Mitsuhiko Tokunaga, All rights reserved.

プロフェッショナルの仕事を真似るには

記事をうまく速く書くにはどうするのかと、それを仕事にしているメンバーの谷島記者に皆で伺ったことがあります。すると「記事は結論から先に書くもので、起承転結のむしろ反対。逆三角形です。」と教えられ、皆で感心したものでした。

なぜなら我々が学校で習ったのは、なんでもかんでも起承転結にすることでしたから。五言絶句やらソナタ形式やら、さらに学科でなくとも4コマ漫画でもなんでも同じパターン。○○の一つ覚えで、仕事に就いてからしばらくはお客様にその順序で説明をし、忙しい相手がイライラしたことが何度もあります。

相手の立場で考えることは、プロフェッショナルの仕事なら常に共通ではないかと思います。さらに、仕事の究極の目的を「お客様の繁栄」に据えることによって、社内事情にとらわれずにお客様のために全力が出せると思います。

しかしそこで役立つ仕事のコツは、全部自分で考え出すよりは、優れたプロフェッショナルに習う方が良いことが多々あります。例えば私の場合、システム作りで「先に業務を徹底的に単純化する」ということを、良い先輩に早く習ったからうまく身につけられたと今でも有難く感じています。他にも習ってはじめてわかったということが沢山あります。習わなければ知りえなかったかもしれません。

一方で、一言で書けるコツはどれも分りやすいのですが、物事をどう進めるかについてはなかなかそう簡単にはいきません。わかる大きさに仕事を分解することで、初めて共有ができます。つまりプロジェクトマネジメントのWBS(Work Breakdown Structure)です。冒頭の記事の書き方を習ったものの概要をここに勝手に示します。どこかに散逸しないためにも。

(もし見えにくい場合は図をクリックしてください。)

記事執筆WBS

このスライドがご本人の伝えたいとおりになっているかどうか、自信があるわけではありません。しかし、こういうことを習っただけで、私たちの記事の書き方はそれ以来、とてつもなく進歩し速く書けるようになったのは間違いないと感じます(しかし、ご覧のとおり教えられたようにできていないのではありますが)。

込み入った活動の模範的なやり方をWBSにして活用することはモダンPMの知恵ですが、個人が良い仕事をするための大事な知恵でもあると思います。皆様のご経験ではどうでしょうか?

©2015 Akira Tominaga. All rights reserved.

TIME IS LIFE

私は自分の時間を管理するために、長年To-doリストを使っています。ルーチンワーク以外のやることをそこに全部書くのですが、媒体はあるときから紙ではなくなり、表計算ソフトを継続的に使っています。小さなことは先にやってから後でそこへ書くこともあります。それが継続のコツだと思っているからです。

ただ、書いたことを全部やろうとすると、時間の足りないことがあります。予定外の急用や、時間の見積り違いがあったりするからです。作業項目の重要度で色付けをし、どこまで丁寧に深くやるかを調節することで、徹夜をなんとか避けてきました。

ところがそうやってもしばしば限界があります。そんな時は、人に約束した項目を必ず守ろうとしますから、犠牲になるのは自分のTo-do項目です。ずるずると後ろへずれるわけですが、それが癖になると大事な目的がおろそかになります。そのことをズバリと指摘しているのが、アラン・ラーキン(Alan Lakein)です。ラーキンはそういう大事な目的を「A目的」と呼びます。

1970年代後半のベストセラー「タイムマネジメント」(How to Get Control of your Time and your Life)の著者がラーキンで、クリントン元大統領著「マイライフ」のまえがきにもいきなり登場します。クリントンは若い時にその本を読んで人生が変わったと書いています。ラーキンはベンジャミン・フランクリンの”Time is money.”を”Time is life.”と言い換えています。

一般的にA目的の活動を避ける理由は、単に忙しいということ以外にも、そもそも無理な設定をしたとか、決めたがやる気がおきないとか、色々ある点をラーキンは細かく指摘しています。最近改めて気づいて読み直したラーキンのやり方は、私が考えてきたような中途半端なものではありません。優先度の低いTo-do項目を切捨てる(人にやらせる事も含む)とか、2割8割の法則を適用し上位2割以外はやらないとか、私から見るとかなり乱暴にも見えます。しかし根本的にはそういう優先順位付けとA目的への執着・集中は極めて大事なことだと思います。

A目的に手が出ないときには、そこから「インスタント・タスク」を切り出したり、随分早くからそのあちこちをつついて、時間が10分でもあればやっておくという「スイスチーズ法」を使ったりなど、あの手この手を持ち出します。

さて、そういえばそのような「スイスチーズ」の絵をどこかで見たなあと、なかなか思い出しませんでした。あるとき別の用事で、相当昔にマネジメント研修を米国で受けた時の資料を見て驚きました。Agendaの中になんとそのラーキンの講義がはいっていたのでした。講義タイトルではわかりませんが講師は紛れもなくその著者です。気づかなかったのもおかしな話ですが、パーソナルPMが大事だとずっと考えていた潜在意識には、そういうこともあったのかと気づかされました。

時代は変わり、その20年後に実践の知恵であるモダンPMも体系化されてきました。また、現代では技術の進歩で個人の行動記録が自動的にとれる対象も増えました。時とともに繁忙感が増し、パーソナルPMを追究する意義は増していると思います。考え方次第ですが人生はプロジェクトで成りたっており、そういう視点ではLife is projects.とさえ言えそうです。PMの知恵が有益で、そこには形式知としての発展の余地があると思います。ラーキンの知恵も、改めて新しい視点でパーソナルPMに組み込もうと考えます。

パーソナルPMは個人が行うミクロなことであるとも言えますが、偉大な物事は個人の意志から始まるとも言えます。一昨日パーソナルPMコミュニティの80回目の会合を行いました。小さくとも執拗に食いつくウッドピンチを、縁起のよい80回目の参加記念品にしました。個人プロジェクトで作った装置を使って、木に刻印をしたものです。ただの木製洗濯バサミですが。

ウッドピンチ

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教訓メモ解読・「全体を見直す」

「何かに失敗した際、教訓をメモに残してきたが書くと安心するのか忘れてしまう。パーソナルPMコミュニティの活動として各自の教訓(Lessons Learned)を公開することになったが思い出せない。昔書いたメモを探し出し、その教訓を書いた経緯と理由を思い出すことにした」

「教訓メモ解読」と題した短文の主旨は以上の通りである。今回は2005年11月26日に書いたメモを再掲する。

 

全体を見直し、

優先順位を付ける

バランスをとる

やれないものは断る

 

古いノートの1頁に以上の4行が大きい字で書かれていた。自分で書いたことを忘れていたので「書かれていた」と受け身の文にしておく。

抱えている案件の全体を見て大事な案件がどれか優先順位をはっきりさせる。案件には仕事もあれば仕事以外もある。仕事以外とは家庭の諸事を指す。仕事と家庭のバランスをとるには実行が難しい案件が来たとき「やれません」と断らなければならない。

4行について解説は不要だと思う。できるかどうかはさておき当たり前のことである。ノートの隣の頁には「2006年について」と題が書かれ2006年に取り組むべき案件が列挙されていた。2006年の活動計画をあれこれ考えているうちに「全体を見直し、優先順位を付けなければ」と思い立って4行を大書したのかと言えばそうではない。

4行は反省文である。これを書いた2005年11月は2003年から取り組んできたプロジェクトの打ち切りが決まった時だった。失敗した原因は色々あったがプロジェクト内の諸活動そして自分自身の諸活動について優先順位をうまく付けられなかったことが影響した。

「やれないものは断る」という1行の文字は他の3行のそれに比べやや小さい。やれない案件までやろうとしたことを反省した様子がうかがえる。

そのプロジェクトとは新雑誌の創刊であったが誰のためにどのような雑誌にするかという編集方針をまとめるだけで1年以上を費やした。しかも創刊前の試験版を数冊発行するたびに編集方針が揺れ動いた。

10年以上前のことを思い出しながら書いているが数行の編集方針をつくるのはなかなか辛い仕事であった。「こうしたい」という思いはあっても簡潔に表現するのは難しい。なんとか書き上げた方針をプロジェクト内外の関係者に見せて同意を求める段階になると色々な指摘が出てくる。指摘を方針に反映するにせよ無視するにせよ交渉や説明がついてまわる。とにかく面倒だった。

それよりは取材をして記事を書く方がはるかに楽しい。乱暴に言うと勝手に進められるからである。試験版を出すために取材と執筆活動を始めると楽しい仕事に集中してしまいプロジェクトの全体が見えなくなった。

全体が見えない様子をもう少し説明してみる。取材をして記事を書く仕事は小さいながら一つのプロジェクトである。雑誌を一冊作るとなると複数の記事が必要になる。雑誌発行プロジェクトの中に記事の執筆や編集という小プロジェクトが複数入る。それぞれの小プロジェクトにおいて取材をどこまで重ねるか、いつから書き出すか、優先順位があるわけだが記事の本数が増えると頭の中で整理できなくなってくる。

面倒なので一番面白そうな案件から取材を始める。予想通り興味深く取材をもっとしたくなって他の小プロジェクト取材の合間に予定を入れたりする。他の小プロジェクトの進行や仕事以外の案件に悪影響が出る。もぐら叩きのような状況に陥り、雑誌創刊プロジェクトへの目配りができなくなる。

プロジェクトを止めた直接の理由は採算であった。「とにかく作ってみよう」と思っていたが本来なら編集方針を早めに固め、事業を成立させる方策を検討しなければならなかった。2015年の今振り返ってみると工夫の余地は色々あったと思うが後の祭りである。

自分も人も褒めたことがありますか

頼りにしていたメンバーが会社を辞めたいと言ってきました。8月末に「退職願」を出してきました。何度も取り下げるよう頼みましたが気持ちは変わらず、9月末に退職してしまいました。このメンバーは技術力も知識もある、ベテランのグループリーダーでした。

今開発中のプロジェクトは1年前の10月から分析が開始され、来年の11月に本番を迎えます。彼は中心的な立場でしたので来年の11月までは一緒に目標に向かっていくものだと当然のように思っていました。だれも引き留めることができませんでした。引き継ぎはそれぞれのメンバーに対して行われ、引き継ぎ資料も整理されていました。

退職希望については半年前に一度聞かされていました。今回は2回目となりますので予測しておくべきだったかもしれません。あるいは他の対応策があったかもしれません。

半年前の辞めたい理由には、体制図と実態が合っておらず、立場と役割の不明確さが一番でしたので、グループリーダーとしての立場と役割を明示しました。

目標を明確にし、自身の立場も明確にしましたので納得して会社に残ることを了解してくれました。

また、仕事のマンネリ化、保守・維持している業務範囲が5、6年間変わらず面白みが減っている、自身のスキルアップが図れない、また開発を依頼してくる客先のメンバーのスキルが低すぎる、というものもありましたが、これについては我々の努力により興味を持てるような工夫と提案をしていきましょうと助言し、納得してもらいました。

自分に関しては今までプロジェクトの途中でやる気をなくしたプロジェクト(目標)は個人プロジェクトを除き、ほとんどありません。やる気をなくすようなプロジェクトについては思い出せないか記憶から抹消しているだけかもしれませんが。

先日「こころのチキンスープ5」を読んで気づきました[1]。彼に対して人前でほめたことはなかったような気がします。

彼の仕事ぶりについては、正確さと的確なスケジュール管理および作業指示について、みんなが信頼していることは彼には周知の事実だと思っていました。振り返ってみると「ありがとう」という言葉はよく使っていましたが、「人前でほめる」ということは一度もなかったような気がします。彼が辞めた今になって反省しています。

彼の自尊心を認めて、評価して気持ち良く仕事ができるような環境にしていなかったと、大いに反省しています。

やる気がなくなった彼がやる気を出すようにするには、どのようにすればよかったでしょうか。

パーソナルプロジェクトマネジメントの「やる気がなくなった時に効果がある解決策」10項目のうち、彼にも当てはまるものがあったでしょうか[2]。

それは「目標の明確化」「人に宣言」「時間割」「とにかく行動」「ライバルへの意識」「他人のためにやる」「モデルになりきる」「座右の銘を携帯」「自分に掛け声」「自分にご褒美」という10項目です。

彼へは「目標の明確化」「人に宣言」「他人のためにやる」「自分にご褒美」があてはまったかもしれません。

しかし、やはり「人に宣言」ではみんなの前でグループリーダーの紹介として発表しましたが、「ご褒美」というものはありません。「ご褒美」とは、みんなの前で「ほめる」ことにあてはまるかもしれません。彼の場合、できて当然と認識していたので人前でほめることには至りませんでした。

今後、やる気対策を立てておくということを実践しようと思っています。予防策としてはどうすればよいかも一緒に検討すればやる気喪失は軽減または解決されるはずです。

やる気対策として個人プロジェクトの場合は「自分をほめる」という1項目を追加したいと思います。そして組織プロジェクトの場合、やる気がなくならないよう「ほめる」ということを習慣づけたいと思います。

みなさんも、プロジェクトの途中でやる気がなくなった時、今までがんばってきた自分をほめてみませんか。

ついでに「こころのチキンスープ 5 自分の仕事好きですか」に、ほめるコツが書いてありましたので書いておきます。その場でほめる、心からほめる、具体的にほめる、面と向かって直接ほめる、ほめた後に批判を付け加えない、日常的にほめる。

参考文献

[1]ジャック・キャンフィールド ジャクリーヌ・ミラー著 由布翔子訳「こころのチキンスープ 5 自分の仕事好きですか」 ダイヤモンド社

[2]パーソナルPM研究会/冨永章編著 「パーソナルプロジェクトマネジメント」 日経BP社