作成者別アーカイブ: 田中史朗

「もう少し 密に計画 しておけば」

この夏、青森に遊びに行きました。行きと帰りの新幹線の切符予約と宿泊先のホテルの予約はしましたが、あとはその場で臨機応変に動こうというざっくりした計画でいくことにしました。元々仕事が忙しくて事前に調査をする時間もなかったので、過去の経験から何とかなるだろうと考えていましたが、これが大失敗でした。臨機応変とは便利な言葉ですが、応変するにもある程度の下準備なり、段取りなり、リスクマネジメントは必要です。地方の場合、車で移動しない時は交通機関の時間割を事前に調べておくという基本原則を忘れていました。しばらく自家用車以外での旅行をしていなかったのも感覚が薄れてしまった原因です。旅行初日は八甲田山の宿泊施設に泊まることにしていました。新幹線の新青森駅から青森駅まで在来線に乗って着いたのが、昼過ぎ。そこで八甲田山へ向かうバスの時間を確認したところ、最終が13:35出発。なんでそんなに早いの?このバス、実は十和田湖まで向かうので、十和田湖終点に到着する時間(16:43)を考えると13:35を青森駅出発となるようである。八甲田山まで90分くらいと見ていたので、15:30頃のバスがあればと考えていたが、大誤算。午後の青森駅周辺の観光をあきらめて、昼食とって八甲田山へ向かうことに。翌日は、八甲田山から三内丸山遺跡経由で青森まで戻ることにしたが、これまた八甲田山から青森駅に向かうバスの最初がなんと10:18出発。これも十和田湖を朝8:30に出発したバスが八甲田ロープウェー駅前を通過するのがその時間となっていたためであった。三内丸山遺跡到着が11:04で、それから遺跡見学して青森駅に戻ったのが、結局14:00過ぎであった。ホテルに一旦チェックインして、もう一つの見学目的である八甲田山雪中行軍記念館までのバスの時刻表をチェックしたところ、見学時間を1時間半と考えるとあまり時間もないので、翌日朝一番で行って、午後の新幹線で帰ることにした。そこで、午後の残りは弘前城と弘前ねぷた祭りを見学することに変更した。

結果的には、そこそこの見学や観光はできたものの、段取りと準備不足からかなりの時間ロスと効率的な観光が必ずしもできなかった。もう少し事前調査と準備をしておけば、さらに観光できたかもしれず、少し残念な旅であった。

それから2週間後のお盆休みに今度は和歌山県の高野山へ遊びに行きました。目的は、奥の院、檀上伽藍、金剛峯寺を見学し、精進料理を食べることもありますが、阿字観を体験したいということでした。こちらも事前の調査不足で、阿字観は毎日やっているものと勝手に思っていましたが、実は実施日が決まっていて、「基本は金曜から月曜の週4日。金剛峯寺の行事によって変更あり」でした。その確認をしていなかったため、火曜日に金剛峯寺に行きましたが、やっていませんでした。その代わりに授戒を体験してきました。ありがたいお話を聞く事ができましたが、阿字観体験ができなかったことは、残念で次回は日程、時間を確認して行くつもりです。

やはり、個人旅行とはいえ、当初の旅行の目的、目標を達成するには、やはり段取り、事前準備は大事であることを改めて痛感しました。勝手な思い込みはよくありません。日常とは違った世界は、普段の生活の延長線ではありませんので、事前の準備と最低限の計画性は必要だと感じたこの夏でした。「言うは易く行うは難し」ですね。

 

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「スケジュール 可視化で気づく 期限まで」

To-doリストで懸案事項、課題などを管理しているのに、ふと気づいたら補助金の申請期限を過ぎていて、これが受注条件になっていたので失注してしまったといったような経験はありませんか? あるいは、期限前に書類作成に着手はしたのだが、着手時点で作業量が多いことに気づいて、結局2日連続で徹夜して仕上げることになり、チームメンバから大ひんしゅくをかったといったような経験はありませんか?

研修でTo-doリストを作ってやることで漏れなく課題管理が出来ると教えられたのに、これでは意味がなく、従来と変わらないではないかと思ってしまったかもしれません。

To-doリストはよくできたツールですが、よくある書式では、日限まであと何日残っているのかとか、どれくらいの作業量(何日程度の作業量)があるかを一目でわかるのは難しいところがあります。一覧に日限や見込み作業時間数が書かれていても、作業項目が増えてくるにしたがって、各作業項目をどういった順番で実施していけば、個々の日限までに終えられるかといった全体を把握するのがTo-doリストだけでは難しいところがあります。

そこで作業項目が増えてきたら(たとえば、10件を超えてきたら)、ガントチャートに代表されるスケジュール表を作成することをお勧めします。これにより、自分の抱えている作業全体が見えるようになり、個々の作業項目の日限が時間軸で分かるようになります。また、作業量もバーの長さから類推でき、着手遅れを防ぐことが可能となります。To-doリストはやっているが、スケジュール表までは作成はしていないという方で、冒頭のような失敗事例をお持ちの方は検討して頂ければと思います。

ただ、個人差もありますが、あまりに見えるようになったために、各作業が軒並み遅れているのが見えてしまい、逆に心の負担となり気分が落ち込んでしまった方も過去におられるので、利用の際は自分の性格も踏まえて実施されることをお勧めします。心労となっては元も子もありませんので。

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「プロジェクト わが目標も 立てておけ」

仕事でプロジェクトを開始する時に、個人の目標をたてていますか?

先日、ある会社のプロジェクト・マネジャーと話す機会がありました。そのマネジャーはプロジェクトのキックオフ時にプロジェクトの概要を関係者全員の前で説明するだけでなく、プロジェクト・メンバ一人ひとりにプロジェクトにおける自分の目標を述べてもらっているそうです。

「このプロジェクトで自分はネットワーク工事について、関係先との調整能力を磨きたい」

「このプロジェクトを成功させるために、ネットワーク技術者の資格を取得できるように勉強します」

「入社して間もないので、○○通信システムの設計を早く覚えて、次から戦力になれるようにしたいです」

このように自分がこのプロジェクトを通して何を学ぶのかを宣言することで、プロジェクトに対して受身の姿勢から能動的になってきたと言っていました。始めた頃はなかなか目標をきちんと言えなかったようですが、簡単なことでもいいので一つ目標を設定するように繰り返しやっているうちに、目標達成の喜びも加わり中身のしっかりした目標に変わってきたようです。

プロジェクト本来の目的とは別に、プロジェクトにおける個人の目標も設定することで、仕事に対する姿勢が変わってきた例だと思います。

個人の目標の先にしっかりした目的を設定しておくことが重要です。何のために調整能力を磨きたいのか、何のために資格を取るのか、ということも考えておかないと、資格を取ることが目的になってしまいかねません。最初に目的と目標を掲げて、やる気が自然と湧き上がる形で個人プロジェクトをやっていきませんか。

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「ふりかえり 教訓出しは 熱いうち」

個人プロジェクトでもふりかえりをすることは大事です。ふりかえりを繰り返すことによって、知識、経験が確実に蓄積されます。ふりかえりをしないと失敗を繰り返しかねません。成功したとしてもなぜうまくいったのかという教訓を残せないため、次回の成功確率が下がります。かなり痛い目にあった経験は、ふりかえらずとも身体が覚えているかもしれませんが、そういった例はごくまれです。

ふりかえりで注意しないといけないことは、実施するタイミングが大事だということです。ふりかえりを行なう時期が遅くなればなるほど、過去の記憶が失われ、その時の生々しい感覚も失われてしまいます。そして、「大変だったけど、もう終わったことだし今さら思い出すのもなぁ」とか「随分前のことだから、もういいよ」と、なってしまいがちです。

わたしは毎朝起きてから寝るまでの行動記録を手帳に記載しています。そして、一日の最後に手帳を見て、その日のふりかえりをし、日記に一言書くようにしています。良かったことでも、良くなかったことでも、その日のふりかえりで気付いたことを記載します。「次はこうしよう」といったことを書くこともあります。今使っている日記は、10年間書くことができるようになっているので、昨年の同じ日に何を考えていたのかわかります。過去の教訓を改めて思い出すこともできます。もっともあまり変化も無くふりかえることが何もない日もあります。そういったときは、「(過去のふりかえりのお蔭で)問題なく一日が過ごせた」とだけ書くようにしています。個人のふりかえりですので、格好いいことを書こうと気張る必要はありません。自分にとって大事だと思ったこと、今後のために記録に残しておこうと思ったことだけ書けばいいのです。

「鉄は熱いうちに打て」。このことわざのようにタイムリーにふりかえり、明日からの自分の糧としませんか。

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「関係者 時(とき)が経てば 変化する」

パーソナルプロジェクトマネジメントを実践している友人にK氏がいます。先日K氏と食事をしたときにK氏は「個人プロジェクトでもステークホルダー・マネジメントは大事だね。つくづく今回は感じたよ」と以下のような話を語り始めました。

K氏は学生時代にクラス委員をしていました。卒業してから随分と時間も経つので、同級生のみんなはいい歳になったし、ずっとやっていなかった同窓会を先生が存命中にやろうと音信がとれている仲間に声をかけました。最初は少人数でこじんまりやろうと計画を進めていました。しかし、連絡が取れてだんだんと人数が増えて来るにしたがって、いろいろな人がいろいろな意見を出すようになり同窓会のプログラムがなかなかまとまらなくなってきました。さらにどうせやるなら他のクラスと合同でやろうという意見まで出て、当初の構想とは違って大がかりな学年全体の同窓会を開催することになりました。実はK氏は途中でリーダ役を降りたそうです。途中から規模が大きくなり打合せの頻度も増えて、K氏自身が地元に住んでいないこともあり、なかなか参加できなくなったからでした。途中から参加した、地元の有力者となっている別のクラスの同期に引き継いだということです。最終的に盛大な同窓会が開かれ、出席者はお互いの元気な姿で再会でき、なつかしい話をして大いに盛り上がり満足したようでした。しかし、K氏は自分の描いていたこじんまりではあるが、卒業時のクラス仲間と密なやりとりができる同窓会を考えていたので、物足りなさを感じたということです。

同窓会プロジェクトを開始して時間が経つにつれて、いろいろな関係者(ステークホルダー)が関与してきて、いろいろな意見が出てくる。それに対してどう対処していくか、ほとんど考えていなかったので、あれよあれよという間に話が変わっていってしまったとK氏はぼやいていました。

関係者(ステークホルダー)は時間とともに変化します。個人プロジェクトの当初は関係者でなかった人が途中から影響度の大きい関係者として登場してきたり、逆に当初は影響度の大きい関係者であった人が、時間とともに関係が薄れて影響度がほとんどなくなってしまったり、ということがあります。

ですから、個人プロジェクトと言っても、自分のプロジェクトに影響力のある関係者は誰かということを時々識別しておく必要があります。それを怠ったばかりに個人プロジェクトが進まなくなってしまうこともあります。また、関係者の期待自体が変化する場合があります。関係者の識別に加えて、その期待内容を確認しつつプロジェクトをすすめていきましょう。

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「より広く リスク押さえな あきまへん」

数年前のことですが、ある展示会に行くことにしていました。運悪く、台風が接近しつつありました。そこで会場までの経路を複数種類検索し、いくつかの到着地点ごとに、電車が止まったらその地点からどのルートで行くとよいかを細かく調べました。予想通り台風が関東近くを通過して、電車が軒並みダイヤ遅れ、運転見合わせとなりましたが、用意周到なリスク対応策の効果があって、朝10時の開場前に無事に展示会場に到着できました。しかし、なんと展示会は午前の開催は中止となっていたのです。会場の受付に確認してみると、展示会に出展している各企業、団体、学校の説明員が到着しないためということでした。個人プロジェクトとしては大失敗でした。台風接近というニュースを聞いてから、個人プロジェクトの目的が会場に到着することになってしまい、展示会を見学して今後の市場動向を調査するという本来の目的から離れてしまっていたのです。すなわち、本来考えるべき展示会が開催されないというリスクが漏れてしまったのです。日頃から、「リスクを考えるように」と言っている者としては情けない出来事でした。

個人プロジェクトにおいて、予めリスクを洗い出してその対応策を考えておくことは大事です。その際に重要なことは個人プロジェクトの本来の目的に照らしてリスクとその対応策を考えることです。まれに本来の目的からはずれたことに注力してしまうことがあります。個人でやっているだけになかなか自分では気づかないものです。そういうときのために、たまには一旦立ち止まって今やっているプロジェクトをふりかえってみましょう。新たな気づきがあるはずです。

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「予め リスク押さえて 慌てない」

個人プロジェクトにおいても予めリスクを洗い出して、影響度の大きいリスクに対して事前に対応すると同時に、発生時の対応も考えておくことをお薦めます。

たとえば、冠婚葬祭のように開始時刻が決まっている所用で出かける場合には、事前対応策として早めに出発することに加えて、いつものルートに電車事故が発生した場合に備えて代替ルートを複数考えておくと、慌てずに済みます。インターネット上にいろいろな行き先検索ソフトがあるので、事前にリスク発生時対応策が考えやすくなりました。人身事故があったり、車両点検があったり、台風や大雨で運転見合わせがあったり、リスク対応の必要性が増しています。

先日、あるところでたまたま1時間半ほど話す機会がありました。持参したパソコンと会場に備え付けのプロジェクタの相性が悪く、表示させることができませんでした。幸い、念のために発表用データをUSBメモリに保存していたので、会場に備え付けてあるパソコンにUSBメモリを挿して事無きを得ました。これは過去の失敗経験に基づくリスク対応策によるものです。事前に持参するパソコンを会場のプロジェクタと接続して表示確認を行えない場合や会場が遠方にあって事前の確認が無理な場合には、今回のような対応策を考えておくといざという時に冷静に対応できます。

違った事例として、かなり前のことですが、方針がよく変わる上司がいました。上司より上の人や周りの意見に影響されて方針や方向が変わるたびに、現場の皆さんは大変な目に遭いました。そのうち、変わることがあるという前提で、考えるようにしました。予め変わるかもしれないというリスクを考慮しておくことで、変更があっても慌てず気分を害することなく、その対応策をとればいいようになりました。当初はリスク対応策を考えること自体にムダと憤りを感じていましたが、他人は変えられないということを思い出して、常にリスクを考えて仕事をするようにしました。このやり方にしてから結果的には精神衛生上もとても良かったと今でも思っています。

リスク対応を考えることはムダではなく、心の余裕を生み出すものです。

 

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